Funktionsreiche Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten.
Erfassen Sie Ankunfts-, Abhol und Fehlzeiten von Kindern schnell und übersichtlich.
Lassen Sie Eltern ihre Kinder kompliziert und schnell krank oder abwesend melden.
In Kindertagesstätten (Kitas) ist die präzise Zeiterfassung ein elementarer Baustein, um eine effektive Verwaltung und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die Erfassung von An- und Abwesenheiten teilt sich in die den Bereich der Mitarbeiter-Zeiterfassung und den der Kinder-Anwesenheitserfassung. Beide Bereiche bringen unterschiedliche Vorteile mit sich:
1. Rechtssicherheit und Entlastung durch effektive MitarbeiterInnen-Zeiterfassung
Das korrekte (systematische) Erfassen von Arbeitszeiten ist spätestens seit dem 13.09.2022 in ganz Deutschland obligatorisch (siehe Bundesarbeitsgericht) und gilt weitergehend als wichtiges Instrument in der rechtlichen Absicherung, sowohl für den Träger als auch für das Personal. Eine transparente Darstellung von Arbeitsstunden und Urlaubsständen sorgt naturgemäß für gute Stimmung und klare Verhältnisse.
2. Nachvollziehbare Anwesenheitsdokumentation durch Kinder-Anwesenheitserfassung
Mit der Übernahme von Kindern zur Betreuung geht für Kitas eine hohe Verantwortung einher. Für Träger jeder Größe ist es von großem Wert, wenn das angestellte Personal schnell und einfach Ankunfts- und Abholzeiten erfassen kann. Auf der anderen Seite sorgt die Abwesenheits- und Krankmeldung durch Eltern für Entspannung in der Verwaltung und beispielweise der korrekten Bestellung von Portionen für das Mittagessen.
Ganzheitliche Erfassung von Abwesenheiten
Urlaube, Zeitausgleich und Krankenstand der MitarbeiterInnen werden durch die Zeiterfassung im Handumdrehen dokumentiert. Zudem können Pflegefreistellungen der Kinder übersichtlich eingetragen werden. Durch den klaren Freigame-Workflow wird die Zustimmung durch die verschiedenen Hierarchieebenen bis hin zu der Geschäftsführung gewährleistet. Sie profitieren als Träger zudem über die volle Übersicht und die Transparenz der An-/Abwesenheiten der Kinder und der Auslastung sowie dem Personalschlüssel. Dies dient Ihnen als rechtliche Absicherung und unterstützt sie aktiv bei der Personalplanung.
Präzise Dokumentation von Überstunden
Mittels der sauberen Dokumentation von geleisteten Überstunden ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben garantiert.
Durch ein einfaches Ein-Klick-Prinzip werden planmäßige stunden oder auch echte, täglich geplante Stunden übernommen, wodurch pro Mitarbeiter:in bis zu einer Stunde pro Monat in der Verwaltung eingespart werden kann.
Flexible Arbeitszeitmodelle für eine optimale Planung
Die Wahl verschiedener Arbeitszeitmodelle ermöglicht individuelle Durchrechnungszeiträume und Mehrstundengrenzen, wodurch die Personalplanung effizient abläuft.
Nahtlose Integration und Kompatibilität in/mit bisheriger Software
Dank der Exportfunktion von KIGAWEB ist eine nahtlose Integration aller Ihrer aktuellen Bewegungsdaten möglich. Zudem ist KIGAWEB mit allen gängigen Systemen wie SAGE-DPW, DATEV, BMD und SAP möglich.
Die Zeiterfassung umfasst jedoch nicht nur die MitarbeiterInnen, sondern auch die Anwesenheit der Kita-Kinder/ Kindergarten-Kinder.
Spielend leichte Anwesenheitserfassung der Kinder:
Die Präsenz, An- und Abwesenheit (Kind kommt – Kind geht) oder Krankheit der Kinder kann durch die einfache Anwesenheitserfassung transparent dokumentiert werden. Dort kann ebenfalls vermerkt werden, wenn ein Kind aufgrund eines Urlaubs etwa mehrere Tage fehlt. Bei Wunsch kann auch angegeben werden, ob das Kind in der Betreuung Essen oder Schlafen soll. Dabei können Sie, bei Berechtigung, stehts auf die Historie und Auswertung auf Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresbasis zugreifen, welche täglich chronologisch gespeichert wird.
Durch wenige Klicks können Sie mehrere Kinder gleichzeitig erfassen und sparen dadurch viel Zeit ein.
Elternintegration und -kommunikation
Zudem können Eltern ihre Kinder selbst über die Eltern-App krankmelden und weitergehend den Krankheitsgrund angeben. Diese Angaben werden automatisch an den jeweiligen Kindergarten weitergeleitet. Meldepflichtige Krankheiten können bei Bedarf ebenfalls über die Eltern-App hinzugefügt werden. Landesspezifische Informationen (Deutschland, Österreich und Schweiz) dazu sind in der App verfügbar. Finden Ausflüge oder Veranstaltungen in der Kita/im Kindergarten statt, können Kinder durch ihre Eltern über die App an- und abgemeldet werden.
Automatisierung von Prozessen
Die Mittagessen der Kinder werden automatisch in die Leistungsverrechnung übernommen. Ist ein Kind also an einem Tag Mittag, wird sofort ein Eintrag für diesen Tag angefertigt, welcher am Monatsende dann automatisch verrechnet wird.
Wie funktioniert das Zeiterfassungsprogramm für Personal?
Das Zeiterfassungsmodul für Mitarbeiter:innen von KitaWeb zeichnet sich durch einen innovativen Ansatz aus: Neben der herkömmlichen täglichen Erfassung von Arbeits- und Dienstzeiten bietet es die Möglichkeit, den täglich gültigen Dienstplan einschließlich aufgetretener Abweichungen, Abwesenheiten und Korrekturen am Monatsende mit nur einem Klick zu übernehmen. Selbstverständlich können alle in die Erfassungsmaske übertragenen Zeiten nachträglich in der eigenen Zeiterfassung korrigiert werden.
Nach erfolgreicher Übernahme oder Eintragung der Dienstzeiten können die Eingaben entsprechend der Organisationsstruktur von der vorgesetzten Person kontrolliert, genehmigt oder zurückgewiesen werden.
Durch den Einsatz der Ein-Klick-Übernahme können pro Mitarbeiter:in bis zu 12 Stunden pro Jahr an Verwaltungszeit eingespart werden. Die betreuten Kinder in Ihrer Kita oder an Ihren Standorten werden die gewonnene Zeit lieben!
Hat die Zeit- und Urlaubsverwaltung einen Genehmigungslauf?
Kann ich Überstunden mit der Zeiterfassung dokumentieren?
Überstunden können nicht nur einfach dokumentiert werden, sie werden durch die getätigten Angaben automatisch berechnet und übersichtlich über die ganze Organisation dargestellt. Für sämtliche Mehrstunden und Minusstunden und Abwesenheiten stehen aussagekräftige Berichte zur Auswertung auf Kostenstellen- oder Trägerebene zu Verfügung. Zusätzlich können angefallene Mehr- und Überstunden über Gleitzeit- oder Zeitausgleich kontrolliert abgebaut werden.
Speziell in der Kita ist der kontrollierte Aufbau von Plusstunden im laufenden Kita-Jahr sowie der entsprechende Abbau von Plusstunden in den Ferienzeiten ein wichtiges Instrument zur Verwaltung des Personaleinsatzes.
Auf Wunsch können angefallene Überstunden sogar nachvollziehbar zur Auszahlung gebracht werden. Das angeschlossene Lohnverrechnungssystem erhält den entsprechenden Buchungssatz importfähig von KitaWeb.
Welche Schulungen oder Unterstützungen bietet Kitaweb für die Einführung der Zeiterfassung?
Ja, KitaWeb bietet umfassende Schulungen und Unterstützung für die Einführung sämtlicher Module an Ihren Standorten an. Wir bieten Schulungen für Administratoren, Erzieher:innen und Leitungskräfte an, um sicherzustellen, dass jede:r optimal mit der Verwendung von KitaWeb vertraut ist.
Je nachdem, ob Sie sich nur für die Anwesenheits- und Abwesenheitserfassung von Kindern oder auch für die Zeiterfassung für Ihr Personal interessieren, stellen wir mit Ihnen ein geeignetes Schulungsprogramm auf die Beine.
Wir sind uns bewusst, dass die Einführung neuer Software eine heikle Situation sein kann, insbesondere wenn es um den höchstpersönlichen Bereich der eigenen Zeiterfassung geht. In solchen Fällen stehen wir Ihnen mit Rat, Tat und Change Management zur Verfügung.
Können Eltern ihre Kinder Krank oder Abwesend melden?
Eltern können Ihre Kinder via Eltern-App bequem Abwesend oder Krank melden. Diese Funktion ist sowohl über Handy, Tablet als auch über den Browser zugänglich. Dadurch stellen wir sicher, dass jede Person die gleiche Chance hat, eine Abwesenheitsmeldung rechtzeitig durchzuführen, falls beispielsweise Essensbestellungen korrigiert werden müssen.
Im Falle einer meldepflichtigen Krankheit leiten wir Eltern über die Eltern-App unkompliziert zu den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen weiter. Erzieher:innen erhalten dadurch sofortige Kenntnis darüber, dass es sich bei der Meldung um eine meldepflichtige Krankheit handelt.
Um sicherzustellen, dass Sie oder Ihr gesamtes Team stets informiert sind, erhalten Sie eine E-Mail mit allen Informationen über die Krankheits- und Abwesenheitsmeldungen, damit Sie nicht immer am Tablet oder Computer sein müssen.
Ist die Kinder-Anwesenheitserfassung auf jedem Gerät verwendbar?
KitaWeb bieten Ihen bzw. den Eltern der betreuten Kinder in Ihrer Einrichtung die Abwesenheitserfassung auf zwei Wegen:
Ganz gleich für welche Variante Sie oder Eltern sich entscheiden, trifft die Information unmittelbar in der Kita ein.
Welchen KitaWeb-Module benötige ich zur Erfassung der Kinderanwesenheit?
Die Anwesenheits- und Abwesenheitserfassung für Kinder ist Teil des Kommunikationsmoduls von KitaWeb und kommt mit folgenden Bestandteilen:
Das Kommunikationsmodul kann wie alle Module in KitaWeb in Kombination mit anderen Modulen oder auch alleinstehend genutzt werden.
Kann ich alle Bewegungsdaten von Kindern und Mitarbeiter:innen übersichtlich auswerten?
Durch die umfassende Speicherung historischer Daten können Sie die An- und Abwesenheiten von Kindern auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher und jährlicher Basis im Vergleich zu den gebuchten Bedarfszeiten auswerten und exportieren (Excel, CSV). Dadurch haben Sie vollumfängliche Möglichkeiten für Förderberichte, Besuchs-/Stundennachweise und Statistiken.
Das Zeiterfassungsmodul von KitaWeb bietet in Kombination mit dem Reportingmodul mehr als 20 verschiedene Berichte zu geleisteten Stunden, Statistiken, Abwesenheiten, Kindkrank- und Pflegezeiten, Fortbildungszeiten und vielem mehr.
Auf Wunsch stehen alle Daten schnittstellenbereit zum Übertrag in bekannte Softwareprodukte wie BMD, Datev, Persex, SAP, eGecko und mehr exportbereit zur Verfügung.
Unsere KitaWeb Eltern-App ist sowohl für Android als auch für iOS verfügbar, sodass Sie sie bequem auf Ihrem Smartphone oder Tablet nutzen können.
Unser Ziel ist es, dass Sie sich voll und ganz auf die Vorteile der digitalen Unterstützung im Kindergartenalltag konzentrieren können.
